Services : Teamassistenz/ Executive Assistant (m/w/d) Service Operations

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Vice Presidents in Service Operations, inklusive Koordination von Aufgaben, Priorisierung von Anfragen und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft.
• Terminverwaltung und -koordination für beide Führungskräfte, inklusive Terminabstimmung, Blockzeiten und Closures bei Überschneidungen.
• Planung und Organisation von Dienstreisen, einschließlich Budget- und Reiserichtlinien, Buchungen, Reisedokumentation und Reisekostenabrechnung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Agenden, Protokollen und Nachverfolgung offener Punkte, um eine effiziente Umsetzung sicherzustellen.
• Planung, Organisation und Betreuung von Workshops und Veranstaltungen (national und international), inkl. Logistik, Raumplanung, Teilnehmermanagement und Nachbereitung.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Statistiken und Präsentationsunterlagen zur Unterstützung der Geschäftsführung.
• Eigenverantwortliche Durchführung von Sonderaufgaben (z. B. Zeitwirtschaft) und regelmäßige Pflege der relevanten Tools (z. B. MS SharePoint, Confluence, MS Teams, SAP Concur).
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz eines Geschäftsleiters und Vertretung bei Abwesenheit; Administrative Koordination von Ein- und Austritten neuer Mitarbeitender sowie Unterstützung bei Büroorganisation nach Bedarf

Qualifikationen

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder akademische Ausbildung, idealerweise im Bereich Wirtschaftswissenschaften.
• Du bringst qualifizierte Erfahrung in Assistenz-Tätigkeiten in einem marktnahen Umfeld mit und unterstützt direkt Führungskräfte/Executives (z. B. Geschäftsführung, Vorstand, C-Level).
• Du bist organisiert, arbeitest strukturiert und kannst Zeitpläne, Besprechungen und Dokumente effizient verwalten.
• Du hast ein gutes Verständnis für Abläufe und Prozesse und kannst diese zuverlässig nachverfolgen.
• Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen und dabei die richtigen Prioritäten setzen.
• Du bringst eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit, arbeitest teamorientiert und bist verlässlich in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Dein tägliches Handeln zeichnet sich durch herausragende Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung aus – besonders im Direktkontakt mit Executives und externen Stakeholdern.
• Du bist vertraut mit MS Office 365 und Collaboration-Tools (z. B. PowerPoint, Word, Excel, Outlook, SharePoint, Confluence, SAP Concur).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

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Wir fördern Chancengleichheit und begrüßen Bewerbungen von Menschen mit und ohne Behinderung. Wir bieten eine inklusive Arbeitsumgebung, in der alle Menschen ihre Fähigkeiten und Talente entfalten können, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung, Identität und anderen Merkmalen.

Kennziffer: 15121
Recruiting-Kontakt: Richard Jelend