Dalle nuove sfide alla "nuova normalità"

Sfide sconosciute

I primi giorni della pandemia hanno posto i nostri dipendenti di fronte a un gran numero di nuove sfide. Non solo è stato necessario rendere disponibili ai dipendenti, in un arco di tempo molto breve, diritti e attrezzature IT per permettere loro di lavorare da casa, ma c'erano anche molte postazioni di lavoro prive dell'implementazione di Skype come strumento di riunione, il che ha comportato la necessità di incorporare questo strumento nel flusso di lavoro praticamente da un giorno all'altro. Anche inoltrare pacchetti ai colleghi che improvvisamente lavoravano da casa o erano bloccati in quarantena è diventata una vera sfida logistica.

Per garantire che i dipendenti non fossero lasciati soli ad affrontare queste sfide, R&S ha istituito, già nel gennaio 2020, la propria Task Force COVID-19 interna. Il team si incontrava 7 giorni su 7, inizialmente in presenza in ufficio, poi tramite Skype o, a volte, anche tramite cellulare dal parco giochi. Il team di base della Task Force è composta da Ernst Marschall, Vicepresidente Sicurezza Aziendale, Christian Reiter, Vicepresidente Marketing e Comunicazione Aziendali, Holger Schötz, Vicepresidente esecutivo Risorse Umane e dal Presidente e Direttore Operativo Peter Riedel.

Task Force operativa fin dal primo giorno

La Task Force ha agito con funzione di coordinamento fornendo supporto nell'affrontare tutte le sfide poste alla forza lavoro. Per comunicare gli aggiornamenti quotidiani è stata creata una pagina informativa sulla Intranet aziendale. Qualsiasi fraintendimento generatosi o questioni sollevate sono stati immediatamente chiariti nei commenti al post. Per garantire la sicurezza di tutti si è provveduto ad annullare i viaggi di lavoro e a mettere in atto numerose misure di tutela della salute.

C'è stato un intenso dialogo tra le diverse sedi dell'azienda. "Ci siamo anche aiutati a vicenda ogni volta che è stato necessario, per esempio se un altro sito aveva esaurito le mascherine. All'inizio abbiamo avuto bisogno di aiuto, ma in seguito siamo stati noi a dare una mano quando, per esempio, R&S France si è ritrovata senza mascherine", racconta Marie Cheong, Responsabile Amministrazione della filiale di Singapore. La sede centrale di Monaco di Baviera ha lavorato in stretta collaborazione con Singapore per fornire supporto ai colleghi in India sotto forma di concentratori di ossigeno e kit di test antigenici.

Uno sguardo dietro le quinte

Ciò che era iniziato come piccolo gruppo di partecipanti alla Task Force si è presto allargato a rappresentanti di varie divisioni dell'azienda, con membri del consiglio di fabbrica, dell'IT, degli stabilimenti, dei servizi medici e del servizio centrale che si sono uniti al team molto rapidamente. Uno dei fattori di successo della Task Force è stato lo scambio reciproco di informazioni. I membri sono stati molto aperti nel discutere i loro pensieri e preoccupazioni come parte di una struttura completamente trasparente. Cosa funziona? Cosa abbiamo depennato dall'elenco? Dove dobbiamo ancora modificare le cose?

I colleghi hanno anche cercato di trovare soluzioni in aree che, in realtà, non erano collegate al loro ambito di competenza, con il dipartimento delle risorse umane, per esempio, che passava i commenti ai loro colleghi dell'IT. Questi ultimi, a loro volta, presentavano le richieste alle Comunicazioni aziendali. Un caso di superamento di confini? "Non c'era l'opportunità o il tempo per farlo", racconta Nikolas Brink, Vicepresidente esecutivo Informatica e Tecnologia Commerciale. "Le crisi non sono strutturate, pertanto le decisioni devono essere motivate e adottate rapidamente,," spiega Christian Reiter. Dato che i processi standardizzati aziendali di gestione delle emergenze e delle crisi erano già definiti, le metodologie e i meccanismi per affrontare gli scenari o la gestione della crisi erano provati e testati.

Processi e pragmatismo

La fase iniziale di elaborazione degli scenari ha presto lasciato il posto a metodologie più agili al fine di soddisfare i requisiti in rapida evoluzione imposti dalle autorità. Le misure sono state attuate da team di piccole dimensioni, con uno spirito di squadra che era onnipresente. La finalità consisteva sempre nel garantire che i nostri colleghi fossero al sicuro, adottando però, allo stesso tempo, un approccio imprenditoriale.

L'obiettivo principale era quello di proteggere la salute umana, e questo è stato adottato come punto di partenza per cercare e trovare soluzioni. Molti processi sono stati aggirati a favore di un approccio pragmatico. Ad esempio, sono stati messe in circolazione ampi elenchi in Excel che, in caso di dubbio, potevano essere elaborati più rapidamente che in un processo di approvazione IT predefinito. Questo, tra l'altro, ha permesso di collegare più di 6.000 computer dalle case dei dipendenti in un periodo di tre settimane.

Responsabilità enorme

"La sfida più grande è stata prendere decisioni destinate ad avere un impatto diretto sulla salute dei nostri colleghi. Non è stato sempre facile", così Ernst Marschall descrive la situazione. In qualità di Vicepresidente Sicurezza Aziendale, egli ha sempre un alto livello di responsabilità quando si tratta di questioni legate alla sicurezza; tuttavia, durante la pandemia il punto focale del suo lavoro era nuovo anche per lui. A titolo di esempio, egli aveva sotto di sé un intero gruppo responsabile di rintracciare le catene dei contatti ogni volta che veniva segnalato un contagio. "Insieme ai nostri team dei Servizi Centrali abbiamo predisposto un elaborato piano di turni per far sì che fossimo in grado di raggiungere tutti i contatti, di chiudere e disinfettare le stanze e contattare le autorità sanitarie."

"Abbiamo sempre goduto della fiducia del comitato esecutivo dell'azienda, che ci ha conferito ampi poteri decisionali. Il budget, per esempio, non è mai stato un problema. Siamo stati in grado di ordinare diverse centinaia di migliaia di mascherine e tamponi in un periodo di quasi un anno e mezzo, permettendoci di rendere l'ambiente di lavoro decisamente più sicuro per i nostri dipendenti," sottolinea Christian Reiter.

Continuate a leggere come la pandemia ha cambiato la nostra vita quotidiana, parte 2: Come l'abbiamo vissuta.