Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren

Die Rohde & Schwarz-Firmengruppe achtet die unveräußerlichen Rechte aller Menschen. Um diesem Grundsatz gerecht zu werden, etablieren wir dafür relevante Prozesse zur Achtung der Menschenrechte und setzen dafür angemessene Maßnahmen zur Sicherstellung der Sorgfaltspflichten gemäß des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) um.

Hierbei ist die Einrichtung eines angemessenen Beschwerdeverfahrens ein Kernelement der Sorgfaltspflichten, um Hinweise zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und der Lieferkette adressieren zu können.

Ziel dieser Verfahrensordnung ist, Transparenz bezüglich der wesentlichen Merkmale des Beschwerdeverfahrens herzustellen, so etwa durch eine Übersicht der Beschwerdekanäle, die Darstellung des Ablaufs des Beschwerdeverfahrens, und einen wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde zu gewährleisten.

1. An wen richtet sich das Beschwerdeverfahren und welchem Zweck dient dieses?

Das Beschwerdeverfahren:

• dient jeder Person oder Personengruppe im In- und Ausland als Plattform, um relevante Hinweise zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken gegenüber der Rohde & Schwarz-Firmengruppe einzubringen,
• dient somit auch als Frühwarnsystem, um vorgenannte Risiken zu erkennen, zu beheben oder zu minimieren, bevor sie zu einem potentiellen Schaden führen können,
• ermöglicht jenen Personen oder Personengruppen nach Meldung eines Verdachts einer Rechtsverletzung Zugang zu angemessener Abhilfe, sodass eingetretene Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können, und
• eröffnet der Rohde & Schwarz-Firmengruppe die Möglichkeit, Feedback zur Wirksamkeit gewisser Sorgfaltsprozesse zu erhalten und dienen somit der Weiterentwicklung und Optimierung.

2. Wo können Hinweise und Beschwerden eingereicht werden, von wem und wie werden diese bearbeitet?

Personen und Personengruppen stehen dezentrale und zentrale Meldewege frei zur Verfügung, um Hinweise und Beschwerden einzureichen.

Zu den dezentralen Meldekanälen zählen:

• die zuständigen Führungskräfte,
• die zuständige Personalabteilung und
• die zuständigen regionalen und lokalen Compliance Officer der jeweiligen Konzerngesellschaft.

Zu den zentralen Meldekanälen zählen:

• Briefpost an die Compliance-Abteilung (Abteilungs-Kürzel GF-LRR) der Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG, Mühldorfstraße 15, 81671 München bzw. an den Hauptsitz der jeweiligen Konzerngesellschaft,
• E-Mailadresse unter compliance@rohde-schwarz.com oder
• Telefon unter +49 89 41 29 – 0.

Die zentral Zuständigen für unser Beschwerdeverfahren und primäre Ansprechperson(en) für Fragen oder Anmerkungen ist die Abteilung Compliance GF-LR der Rohde & Schwarz GmbH & Co.KG.

Hinweise und Beschwerdemeldungen werden stets vertraulich behandelt und können:

• kostenlos eingereicht werden,
• in zahlreichen gängigen Sprachen abgegeben werden und
• rund um die Uhr eingereicht werden.

Die Hinweise und Beschwerden werden fallspezifisch von ausgewählten und kompetenten Mitarbeitenden der Rohde & Schwarz-Firmengruppe bearbeitet. Diese Personen handeln in dieser Funktion unparteiisch, unabhängig und weisungsfrei und sind der Verschwiegenheit verpflichtet.

3. Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?

Die Bearbeitung aller eingehenden Hinweise folgt einem strukturierten Prozess, der im Folgenden beschrieben ist.

Eingang der Meldung und weiterer Kontakt:

• Nach dem Zeitpunkt des Eingangs eines Hinweises oder einer Beschwerde erfolgt eine Bestätigung innerhalb von üblicherweise 7 Werktagen.
• Wenn Hinweis oder Beschwerde nicht anonym eingereicht wurden, wird mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufgenommen.
• Der Vorgang wird dokumentiert.

Vertraulichkeit der Identität:

• Hinweisgebende Personen können vollständig anonym bleiben. Sollte die hinweisgebende Person ihre Identität offenlegen, ist die Vertraulichkeit sowie der Schutz der personenbezogenen Daten in jedem Fall sichergestellt.

Prüfung der Meldung:

• Hinweise oder Beschwerden werden zunächst durch eine geeignete Stelle (vor-)geprüft.
• Anschließend werden der Hinweis oder die Beschwerde an die konzernintern zuständige Stelle zur weiteren Bearbeitung übergeben.

Klärung des Sachverhalts, Lösungsfindung und ggf. Abhilfe:

• Der nächste Schritt ist die Klärung des Sachverhalts.
• Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten erfolgt ist, gegenwärtig stattfindet oder unmittelbar bevorsteht, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet, umgesetzt und nachfolgend in ihrer Wirksamkeit geprüft.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde:

Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens. Das wird durch folgende Maßnahmen gewährleistet:

• Die Bearbeitung erfolgt nur in einem kleinen Kreis von ausgewählten und speziell geschulten Mitarbeitenden.
• Alle Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden zum Schutz der Person oder Personengruppe vertraulich behandelt.
• Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und Dokumentation werden die Daten gelöscht und die Dokumente vernichtet.