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Executive Assistant & PMO Coordinator (m/w/d)

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Richard Jelend Recruiting Manager

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Info

都市／地域: Munich (ドイツ)
エントリーレベル: 専門家
Employment Type: Full-time, limited
Ref. Number: 857

Einleitung

„Executive Assistant & PMO Coordinator (m/w/d) für strategische Business-Einheiten – Ihr Talent für Organisation trifft auf unsere Ambitionen. Die Position ist auf 24 Monate befristet.

Aufgaben

Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe für mehrere Führungsteams und strategische Business-Einheiten reibungslos, effizient und gut organisiert laufen (von Meeting-organisation bis hin zu Bestellvorgängen)
Termine, Zeit- und Projektpläne, Meetings, Workshops und Steering Committees koordinierst du eigenverantwortlich - inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
Klassische PMO-Aufgaben wie Projektplanung, Meilenstein-Tracking, Statusreporting sowie Budget- und Ressourcenübersichten gehören zu deinem Verantwortungsbereich.
Präsentationen und Entscheidungsvorlagen bereitest du strukturiert und zielgruppengerecht auf und stellst eine hohe Datenqualität sicher.
Den Informationsfluss zwischen Führungskräften, Projektteams, Fachbereichen, externen Partnern und Dienstleistern steuerst du professionell und sorgst für einen effektiven Austausch.
Reisen, bereichsübergreifende Veranstaltungen sowie die strukturierte Ablage wichtiger Unterlagen planst, organisierst und koordinierst du zuverlässig - inklusive Nachbereitung und Abrechnung.

Spannende Einblicke in Rohde & Schwarz

Unsere Kollegen erzählen von:

täglichen Abenteuern & Herausforderungen
unserem leidenschaftlichen Team
der Technologie hinter den innovativen Projekten und Lösungen

Qualifikationen

Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium und bringst mehrjährige Erfahrung im Executive Support, in einer Assistenzrolle, im PMO oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit.
Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Teams, und nutzt diese Tools professionell für Terminmanagement, Kommunikation, Präsentationen, Reports und Projektunterlagen.
Du hast Erfahrung in der Erstellung von Management-Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Statusreports, Protokollen und Action Logs.
Du bringst Kenntnisse in gängigen Projektmanagement-Methoden sowie PMO-Prozessen mit und unterstützt souverän bei Projektplanung, Maßnahmenverfolgung, Reporting, Stakeholdermanagement und Projektcontrolling.
Du arbeitest strukturiert, proaktiv und selbstständig, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
Du trittst professionell gegenüber nationalen und internationalen Ansprechpartner:innen auf und kommunizierst klar, verbindlich und überzeugend auf allen Hierarchieebenen.
Du gehst diskret und zuverlässig mit vertraulichen Informationen um.
Du hast idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement- oder Kollaborationstools wie MS Project, Jira, Confluence, SharePoint oder vergleichbaren Anwendungen.
Du kommunizierst verhandlungssicher in Deutsch und Englisch

Kontakt und weitere Informationen

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Am besten online über das Bewerbungsportal. Bei Fragen stehen unser Chatbot Paul und das Recruiting-Team jederzeit gerne zur Verfügung.

Bei Rohde & Schwarz fördern wir Chancengleichheit und begrüßen Bewerbungen von Menschen mit und ohne Behinderung. Wir bieten eine inklusive Arbeitsumgebung, in der alle Menschen ihre Fähigkeiten und Talente entfalten können, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung, Identität und anderen Merkmalen.

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Bei Rohde & Schwarz entwickeln und produzieren wir Lösungen in den Bereichen Test & Measurement, Technology Systems sowie Networks & Cybersecurity – mit der Vision einer sicheren und vernetzten Welt. Von der Software bis zur Endfertigung gestalten unsere über 15.000 Mitarbeitenden Produkte und Systeme, die die technologische Souveränität unserer Kunden aus Wirtschaft, Behörden und hoheitlichem Umfeld sichern und weltweit Standards setzen. Unser Headquarter liegt zentral in München und ist zugleich unser Hauptentwicklungsstandort.