Services : Teamassistenz / Executive Assistant (m/w/d) Service Operations

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der beiden Vice Presidents in Service Operations
• Sie sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft der Vice Presidents: 1. Terminverwaltung/-koordination für die jeweilige Führungskraft 2. Planung und Organisation von Dienstreisen bis zur Reisekostenabrechnung 3. Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen sowie Terminverfolgung
• Planung, Organisation und Betreuung von Workshops und Veranstaltungen (on- & offsite, national sowie international)
• Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Statistiken und Präsentationsunterlagen
• Eigenverantwortliche Erledigung von Sonderaufgaben (z.B. Zeitwirtschaft)
• Nutzung und Pflege der im Bereich genutzten Tools, wie MS SharePoint, Confluence, MS Teams, SAP Concur etc.
• Sie arbeiten eng mit der Assistenz eines der Geschäftsleiter zusammen und vertreten diese bei Abwesenheit
• Administrative Koordination von Ein- und Austritten neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Bei Bedarf Durchführung der Büro-Organisation (Post, Ablage, Büromaterial, Besprechungsraumverwaltung, Verwaltung und Pflege von Inventar etc.)

Qualifikationen

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder akademische Ausbildung, bevorzugt im Bereich der Wirtschaftswissenschaften
• Sie haben qualifizierte Erfahrung in Assistenz-Tätigkeiten in einem marktnahen Umfeld und haben dabei Führungskräfte/Executives (z. B. Geschäftsführung, Vorstand, C Level) direkt unterstützt
• Sie sind organisiert, arbeiten strukturiert und können Zeitpläne, Besprechungen und Dokumente effizient verwalten
• Sie haben ein gutes Verständnis für Abläufe und Prozesse und können diese zuverlässig nachverfolgen
• Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen und dabei die richtigen Prioritäten setzen
• Sie haben eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, arbeiten teamorientiert und verlässlich in einem dynamischen und internationalen Umfeld
• Ihr tägliches Handeln ist durch herausragende Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung geprägt — insbesondere im Direktkontakt mit Führungskräften und externen Stakeholdern
• Ihr Auftreten ist sicher und verbindlich, auch in repräsentativen Situationen gegenüber Executives, Kunden und Partnern
• Sie sind vertraut mit MS Office 365 und Collaboration Tools (z.B., Powerpoint, Word, Excel, Outlook, Sharepoint, Confluence, SAP Concur)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und Ihre interkulturelle Kompetenz runden Ihr Profil ab

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Kennziffer: 15121
Recruiting-Kontakt: Richard Jelend