Von neuen Herausforderungen zum "New normal"

Unbekannte Herausforderungen

Für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bot die Anfangszeit der Pandemie viele neue Herausforderungen. Nicht nur mussten in kürzester Zeit IT-Berechtigungen und Ausstattung für das Homeoffice zur Verfügung gestellt werden. Die Nutzung von Skype als Meetingtool war beispielsweise an vielen Stellen noch nicht etabliert und musste quasi von heute auf morgen in den Workflow integriert werden. Selbst das Weiterleiten von Paketen an Kolleginnen und Kollegen, die mit einem Mal im Homeoffice oder in Quarantäne (fest)saßen, wurde plötzlich zum logistischen Meisterwerk.

Um hier die Mitarbeitenden nicht allein zu lassen, hat R&S bereits im Januar 2020 die interne R&S-COVID-19 Task Force aktiviert. Das Team kam 7 Tage die Woche zusammen, zu Beginn persönlich im Büro, dann via Skype oder auch mal per Handy vom Spielplatz aus. Zum Kernteam der Task Force gehören Ernst Marschall, Vice President Corporate Security, Christian Reiter, Vice President Corporate Marketing and Communications, Holger Schötz, Executive Vice President Human Resources sowie Peter Riedel, Chief Operations Officer.

Umsetzungsstarke Task Force von Anfang an

Bei allen Herausforderungen, denen sich die Belegschaft gegenübersah, stand die Task Force koordinierend und unterstützend zur Seite. Im Intranet wurde eine Informationsseite eingerichtet, um täglich den aktuellen Stand der Dinge zu kommunizieren. Kamen Missverständnisse oder Fragen auf, wurden diese sofort in den Kommentaren zum Beitrag geklärt. Um die Sicherheit aller zu gewährleisten, wurden Dienstreisen abgesagt und zahlreiche Maßnahmen zum Gesundheitsschutz umgesetzt.

Zwischen den unterschiedlichen Unternehmensstandorten herrschte reger Austausch. „Wenn nötig, haben wir uns auch gegenseitig unterstützt, beispielsweise wenn an einem anderen Standort Masken fehlten. Am Anfang haben wir die Hilfe benötigt, später konnten wir selbst helfen, als beispielsweise bei R&S France die Masken ausgingen.“, berichtet Marie Cheong, Office Admin Manager am Standort Singapur. Das Münchner Headquarter unterstützte in enger Kooperation mit der Niederlassung in Singapur die Kolleginnen und Kollegen in Indien mit Sauerstoffkonzentratoren und Antigen-Testkits.

Ein Blick hinter die Kulissen

Der zu Beginn kleine Teilnehmerkreis der Task Force wurde schnell um Vertreterinnen und Vertreter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen erweitert, so kamen sehr schnell Mitglieder aus dem Betriebsrat, der IT, den Werken, dem medizinischen sowie zentralen Dienste hinzu. Einer der Erfolgsfaktoren der Task Force war der gegenseitige Informationsaustausch. Innerhalb der Runde wurde nach einer glasklaren Struktur mit großer Offenheit gesprochen. Was läuft gut? Was ist erledigt? Wo müssen wir noch justieren?

Auch in eigentlich fachfremden Gebieten wurde nach Lösungen gesucht: Die HR Abteilung hatte Anmerkungen für die IT-Kollegen. Die wiederum hatten Bitten an die Kommunikationsabteilung. Silos und Grenzüberschreitung? „Dafür waren kein Raum und keine Zeit“, so Nikolas Brink, Executive Vice President Information and Business Technology. „Krisen sind nicht strukturiert, da gilt es fundiert und schnell zu entscheiden,“ erklärt Christian Reiter. Das standardisierte Notfall-Krisen-Management des Unternehmens war bereits etabliert, deshalb waren die Methodiken und Mechanismen zur Szenarienbearbeitung oder Krisenmanagement erprobt.

Prozesse vs. Pragmatismus

Aus der anfänglichen Szenarienbearbeitung heraus entwickelten sich bald agilere Methoden, um den sich schnell verändernden Vorgaben der Behörden gerecht zu werden. Kleinere Teams setzten die Maßnahmen um - der Teamspirit war überall spürbar. Dabei galt immer, Sicherheit für unsere Kolleginnen und Kollegen zu gewährleisten – gleichzeitig aber auch unternehmerisch zu agieren.

Das höchste Gut war die Gesundheit der Menschen, davon ausgehend wurden Lösungen gesucht und gefunden. So mancher Prozess wurde zugunsten eines pragmatischen Vorgehens umgangen, so kursierten z.B. umfangreiche Excel-Listen, die im Zweifel schneller abgearbeitet werden konnten als ein etablierter IT-Genehmigungs-Prozess. Auf die Weise konnten z.B. innerhalb von drei Wochen über 6.000 Rechner aus dem Home-Office angebunden werden.

Große Verantwortung

„Die größte Herausforderung war es, Entscheidungen zu treffen, die unmittelbar die Gesundheit unserer Kolleginnen und Kollegen beeinflussen. Das war nicht immer einfach,“ beschreibt Ernst Marschall die Situation. Als Vice President Corporate Security trägt er immer ein hohes Maß an Verantwortung, wenn es um sicherheitsrelevante Fragen geht – aber in der Pandemie war die Ausrichtung auch für ihn neu. Bei ihm kümmerte sich eine ganze Gruppe z.B. um die Rückverfolgung von Kontaktketten, wenn eine Infektion gemeldet wurde. „Zusammen mit unseren Teams aus den zentralen Diensten hatten wir einen ausgeklügelten Schichtplan, um alle Kontaktpersonen zu erreichen, Räume abzusperren, zu desinfizieren und mit den Gesundheitsämtern zu sprechen.“

„Wir hatten immer das Vertrauen der Geschäftsführung, die uns viel Entscheidungskompetenz übertrug. Das Budget war z.B. niemals ein Thema. Wir konnten über fast 1,5 Jahre mehrere Hunderttausend Masken und Tests bestellen und so die Sicherheit unserer Mitarbeitenden entscheidend verbessern,“ betont Christian Reiter.

Lesen Sie mehr darüber, wie die Pandemie unseren Alltag veränderte in Teil 2 "Unsere Erfahrungen":